Bewerbung als Sekretär/in: Worauf du achten musst

Was gehört in den Lebenslauf?

1. Kontaktdaten: Deine Kontaktdaten sollten an oberster Stelle des Lebenslaufs stehen. Dazu gehören dein Name, deine Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Stelle sicher, dass diese Informationen gut lesbar und aktuell sind.
2. Beruflicher Werdegang: Liste unter dieser Überschrift deine berufliche Erfahrung auf, beginnend mit deinem aktuellen oder letzten Job. Führe den Arbeitgeber, den Zeitraum deiner Anstellung und deine Position auf. Beschreibe deine Aufgaben und Erfolge in jeder Position präzise und knapp.
3. Ausbildung: Gib hier deine akademische Ausbildung und eventuelle berufliche Qualifikationen an. Dazu zählen deine Hochschulbildung, Berufsausbildungen, Weiterbildungen oder Zertifizierungen, die für die Position relevant sind.
4. Hervorhebung relevanter Fähigkeiten: Betone deine Fähigkeiten und Kenntnisse, die für die Sekretariatsarbeit wichtig sind. Dazu gehören organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsfähigkeit, Kenntnisse in Bürosoftware und Fremdsprachenkenntnisse.
5. Anpassung an die Stellenanforderungen: Passe deinen Lebenslauf an jede Stellenanzeige an, indem du die relevantesten Fähigkeiten und Erfahrungen hervorhebst. Betone Aspekte deiner beruflichen Laufbahn, die besonders gut zur ausgeschriebenen Stelle passen.
6. Quantifiziere deine Erfolge: Wenn möglich, verwende konkrete Zahlen oder Beispiele, um deine Leistungen zu unterstreichen. Dies vermittelt Arbeitgebern ein besseres Verständnis für deine Fähigkeiten und Erfolge.
7. Vermeide unnötige Details: Halte deinen Lebenslauf präzise und relevant. Vermeide es, irrelevante Informationen oder Lücken in deinem beruflichen Werdegang aufzuführen.
8. Korrekturlesen: Überprüfe deinen Lebenslauf sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein fehlerfreier Lebenslauf wirkt professionell und zeigt deine Aufmerksamkeit für Details.

Worauf muss ich im Anschreiben achten?

1. Ansprechende Einleitung: Beginne dein Anschreiben mit einer persönlichen Anrede und einer kurzen Einführung, in der du dein Interesse an der ausgeschriebenen Stelle und dem Unternehmen zum Ausdruck bringst. Vermeide Standardfloskeln und versuche, einen individuellen Einstieg zu finden.
2. Darstellung deiner Qualifikationen: Nutze den Hauptteil des Anschreibens, um deine relevanten Qualifikationen und Erfahrungen hervorzuheben. Gehe auf spezifische Fähigkeiten ein, die für die Position als Sekretär/in wichtig sind, wie zum Beispiel Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Vertraulichkeit und Kenntnisse in Bürosoftware.
3. Bezug zum Unternehmen: Zeige im Anschreiben, dass du dich mit dem Unternehmen und seiner Kultur auseinandergesetzt hast. Erwähne, warum du gern in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und wie deine Fähigkeiten dazu beitragen können, die Ziele des Unternehmens zu unterstützen.
4. Konkrete Beispiele: Verwende konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Laufbahn, um deine Fähigkeiten zu belegen. Beschreibe zum Beispiel erfolgreiche Projekte, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast, oder Situationen, in denen deine Kommunikationsfähigkeit gefragt war.
5. Anpassung an die Stellenanforderungen: Passe dein Anschreiben an die spezifischen Anforderungen der Stellenanzeige an, indem du relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebst, die für die Position als Sekretär/in wichtig sind.
6. Prägnante Formulierungen: Halte dein Anschreiben prägnant und auf den Punkt gebracht. Vermeide es, dich in zu langen oder unnötig komplexen Sätzen zu verlieren.

Was erwartet mich im Vorstellungsgespräch?

1. Kenntnis des Unternehmens: Informiere dich über das Unternehmen, seine Produkte oder Dienstleistungen, seine Unternehmenskultur und aktuelle Entwicklungen. Dies zeigt dein Interesse und deine Motivation, dort als Sekretär/in zu arbeiten.
2. Verständnis der Stellenanforderungen: Stelle sicher, dass du die Anforderungen der Stellenanzeige verstehst und bereit bist, deine Fähigkeiten und Erfahrungen in Bezug darauf zu erläutern.
3. Reflexion über deine Erfahrungen: Überlege im Voraus, welche konkreten Beispiele aus deiner beruflichen Laufbahn du während des Vorstellungsgesprächs anführen kannst, um deine Fähigkeiten und Erfahrungen als Sekretär/in zu belegen. Betone im Vorstellungsgespräch deine organisatorischen Fähigkeiten, deine Kommunikationsfähigkeit und deine Erfahrung mit Bürosoftware.
4. Frage nach deinen Stärken und Schwächen: Sei bereit, deine Stärken im Sekretariatsbereich zu benennen und mit konkreten Beispielen zu belegen. Zeige gleichzeitig, dass du offen für persönliche Weiterentwicklung bist, indem du deine Schwächen reflektierst und erklärst, wie du daran arbeitest.
5. Frage nach deiner Arbeitsweise und Stressbewältigung: Erwarte Fragen dazu, wie du deine Arbeit organisierst, mit Stress umgehst und Prioritäten setzt. Zeige, dass du effektive Strategien zur Bewältigung von Arbeitsbelastungen hast und in der Lage bist, auch unter Druck einen klaren Kopf zu bewahren.
6. Professionalität: Trete während des Vorstellungsgesprächs professionell auf, sei pünktlich, höflich und achte auf angemessene Kleidung und Körpersprache.
7. Klare Kommunikation: Antworte auf Fragen klar und prägnant. Vermeide es, zu ausschweifend zu werden, und achte darauf, dass du deine Gedanken gut strukturierst.
8. Fragetechniken anwenden: Nutze die Gelegenheit, am Ende des Vorstellungsgesprächs Fragen zu stellen, um mehr über die Position, das Team und das Unternehmen zu erfahren. Dies zeigt dein Interesse und deine Initiative.
9. Authentizität: Sei authentisch und ehrlich bei deinen Antworten. Versuche nicht, dich anders darzustellen, sondern betone deine eigenen Stärken und Erfahrungen.
10. Selbstbewusst auftreten: Zeige dich selbstbewusst, was deine Fähigkeiten und dein Fachwissen angeht. Vertraue darauf, dass du die erforderlichen Fähigkeiten besitzt, um die Position als Sekretär/in erfolgreich auszufüllen.
11. Dankbarkeit ausdrücken: Bedanke dich am Ende des Vorstellungsgesprächs für die Gelegenheit und zeige deine Wertschätzung für die Zeit und Mühe der Interviewer/innen.

Sekretär/in: Welche Voraussetzungen gibt es?

1. Ausbildung und Qualifikationen: Für die Position als Sekretär/in ist in der Regel eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation erforderlich. Bürokaufleute oder Kaufleute für Bürokommunikation bringen eine gute Grundlage mit, um sich als Sekretär/in zu bewerben.
2. Fachkenntnisse: Als Sekretär/in solltest du über fundierte Kenntnisse in Büroorganisation, Bürosoftware und Kommunikationstechniken verfügen. Dies umfasst die Bedienung von Textverarbeitungsprogrammen, Tabellenkalkulationen, E-Mail- und Kalendersystemen sowie die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, sowohl schriftlich als auch mündlich.
3. Organisationstalent: Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Arbeit als Sekretär/in ist ein ausgeprägtes Organisationstalent. Du musst in der Lage sein, verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren, Termine zu planen, Dokumente zu verwalten und den Arbeitsablauf effizient zu gestalten.
4. Kommunikationsfähigkeit: Gute kommunikative Fähigkeiten sind unerlässlich, da du als Sekretär/in häufig als Schnittstelle zwischen internen und externen Parteien fungierst. Du musst in der Lage sein, klar und professionell zu kommunizieren, sowohl schriftlich als auch mündlich, und ein angenehmes und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Kundschaft sowie Kollegen und Kolleginnen haben.
5. Diskretion und Vertraulichkeit: Als Sekretär/in hast du oft Zugang zu vertraulichen Informationen und solltest daher über ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit verfügen. Du musst in der Lage sein, sensible Informationen zu schützen und vertraulich zu behandeln.
6. Multitasking-Fähigkeit: Da du als Sekretär/in oft mit verschiedenen Aufgaben gleichzeitig jonglieren musst, ist die Fähigkeit zum Multitasking von entscheidender Bedeutung. Du solltest in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und effizient zu arbeiten, auch unter Zeitdruck.
7. Teamfähigkeit: Bei der Tätigkeit als Sekretär/in arbeitest du oft eng mit anderen Mitarbeitenden zusammen und unterstützt verschiedene Abteilungen im Unternehmen. Daher ist Teamfähigkeit eine wichtige Eigenschaft, um effektiv im Team arbeiten zu können und bei Bedarf Unterstützung anzubieten.
8. Flexibilität: Da sich die Anforderungen und Prioritäten im Büroalltag oft schnell ändern können, ist Flexibilität ebenfalls wichtig. Als Sekretär/in solltest du bereit sein, dich an neue Situationen anzupassen und flexibel zu reagieren.
9. Kundenorientierung: Eine ausgeprägte Kundenorientierung ist von Vorteil, da du als Sekretär/in oft als erste Ansprechperson für Kunden und Kundinnen fungierst. Du solltest in der Lage sein, freundlich, hilfsbereit und professionell auf Kundenanfragen zu reagieren und einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Was macht ein/e Sekretär/in?

1. Büroorganisation: Als Sekretär/in bist du für die effiziente Organisation des Büros verantwortlich. Dazu gehört die Verwaltung von Terminen, die Koordination von Meetings und die Organisation von Geschäftsreisen. Du erstellst und pflegst Kalender, planst Besprechungsräume und kümmerst dich um die Terminabstimmung.
2. Kommunikation: Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit als Sekretär/in ist die Kommunikation. Du beantwortest Telefonanrufe, E-Mails und Post und leitest sie gegebenenfalls an die entsprechenden Mitarbeiter/innen weiter. Oft bist du die erste Anlaufstelle für Kundschaft und Besucher/innen und sorgst für einen professionellen und freundlichen Empfang.
3. Dokumentenmanagement: Als Sekretär/in bist du für das Management von Dokumenten und Unterlagen zuständig. Du erstellst, bearbeitest und formatierst Geschäftsdokumente wie Briefe, Berichte und Präsentationen. Darüber hinaus bist du für die Archivierung und Ablage von Dokumenten verantwortlich und gewährleistest deren ordnungsgemäße Aufbewahrung.
4. Unterstützung des Managements: Die administrative Unterstützung für das Management oder Führungsteam eines Unternehmens kann ebenfalls zu deinen Aufgaben zählen. Als Sekretär/in hilfst du bei der Vorbereitung von Unterlagen für Meetings, erstellst Berichte und Präsentationen, führst Recherchen durch und unterstützt bei administrativen Aufgaben.
5. Administrative Tätigkeiten: Zu den administrativen Aufgaben gehören das Führen von Büromaterialbestellungen, die Verwaltung von Büroinventar und die Organisation von Büroausstattung und -ausrüstung. Auch die Pflege von Datenbanken, die Buchhaltung und die Abrechnung können in deinen Zuständigkeitsbereich fallen.
6. Teamunterstützung: Als Sekretär/in arbeitest du eng mit anderen Mitarbeitenden zusammen, um den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs sicherzustellen. Du unterstützt verschiedene Abteilungen und Teams bei administrativen Aufgaben und trägst dazu bei, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern.
7. Schnittstelle: Als Schnittstelle zwischen internen und externen Parteien spielst du als Sekretär/in eine wichtige Rolle bei der Koordination von Informationen und Kommunikation. Du stellst sicher, dass Informationen effektiv weitergeleitet werden, und unterstützt bei der Lösung von Problemen und Anliegen.
8. Kundenbetreuung: Oft bist du als Sekretär/in die erste Ansprechperson für Kundschaft und Besucher/innen. Du kümmerst dich um deren Anliegen, beantwortest Fragen und sorgst für einen positiven ersten Eindruck des Unternehmens. Deine Kundenorientierung trägt dazu bei, das Image des Unternehmens zu stärken und Kundenbeziehungen zu pflegen.

Wie wird man Sekretär/in?

1. Ausbildung im kaufmännischen Bereich: Ein häufiger Weg, um Sekretär/in zu werden, ist eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich, um eine fundierte Grundlage in Büroorganisation, Kommunikation und kaufmännischen Tätigkeiten zu erlangen.
2. Studium: Einige Universitäten und Fachhochschulen bieten auch Studiengänge mit Schwerpunkt Büromanagement, Verwaltung oder ähnliche Fachrichtungen an. Ein Studium kann eine breitere theoretische Ausbildung und den Einstieg in höhere Positionen im Bereich Büro- und Sekretariatsmanagement ermöglichen.
3. Weiterbildung und Fortbildungen: Für bereits in anderen Bereichen tätige Personen kann es auch möglich sein, sich durch Weiterbildungen und Fortbildungen zum/zur Sekretär/in zu qualifizieren. Es gibt verschiedene Kurse und Seminare, die speziell auf die Bedürfnisse von Sekretären und Sekretärinnen zugeschnitten sind und Kenntnisse in Bereichen wie Büroorganisation, Kommunikationstechniken und Bürosoftware vermitteln.
4. Praktische Erfahrung: Praktische Erfahrung ist oft ein wichtiger Faktor bei der Einstellung als Sekretär/in. Praktika, Teilzeitjobs oder ehrenamtliche Tätigkeiten in Büroumgebungen können dazu beitragen, relevante Fähigkeiten und Erfahrungen zu sammeln und den Einstieg in den Beruf zu erleichtern.
5. Soft Skills: Neben den fachlichen Qualifikationen sind auch Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent, Teamfähigkeit und Kundenorientierung entscheidend für eine erfolgreiche Tätigkeit als Sekretär/in. Die Entwicklung und Stärkung dieser Fähigkeiten kann durch verschiedene Aktivitäten wie Praktika, Weiterbildungen oder persönliches Engagement erfolgen.
6. Spezialisierung: Nach dem Einstieg als Sekretär/in besteht die Möglichkeit, sich durch Weiterbildungen und Spezialisierungen in bestimmten Bereichen weiterzuentwickeln. Dies kann zum Beispiel die Vertiefung von Kenntnissen in Bürosoftware, Projektmanagement oder Fremdsprachen sein.
7. Aufstiegsmöglichkeiten: Mit zunehmender Berufserfahrung und Qualifikation kannst du als Sekretär/in auch in höhere Positionen im Bereich Büro- und Sekretariatsmanagement aufsteigen. Dies kann Positionen wie Teamleiter/in, Büroleiter/in oder Office Manager/in umfassen.
8. Branchenwechsel: Als Sekretär/in hast du oft die Möglichkeit, in verschiedenen Branchen und Unternehmen zu arbeiten. Ein Branchenwechsel kann neue Herausforderungen und Entwicklungsmöglichkeiten bieten und die berufliche Vielseitigkeit erhöhen.
9. Selbstständigkeit: Du kannst dich als Sekretär/in auch selbstständig machen und deine Dienstleistungen als virtuelle/r Assistent/in oder Büroorganisator/in anbieten. Dies erfordert neben den fachlichen Fähigkeiten auch unternehmerisches Geschick und Selbstorganisation.

Wo kann ich als Sekretär/in arbeiten?

1. Unternehmen: Die meisten Sekretäre und Sekretärinnen arbeiten in Unternehmen verschiedener Branchen und Größenordnungen. Sie unterstützen die Geschäftsführung, Abteilungsleiter/innen und Mitarbeitenden bei administrativen Aufgaben und tragen dazu bei, den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs sicherzustellen.
2. Behörden und öffentliche Einrichtungen: Als Sekretär/in findest du auch Beschäftigungsmöglichkeiten in Behörden, Ämtern und öffentlichen Einrichtungen auf lokaler, regionaler oder nationaler Ebene.
3. Verbände und Organisationen: In Verbänden, Vereinen und anderen Non-Profit-Organisationen werden ebenfalls Sekretäre und Sekretärinnen beschäftigt. Sie unterstützen die Verwaltung und Organisation von Mitgliedschaften, Veranstaltungen und anderen organisatorischen Aufgaben.
4. Anwaltskanzleien und Beratungsunternehmen: Du kannst auch in Anwaltskanzleien, Beratungsunternehmen und anderen Dienstleistungsunternehmen tätig sein. Dabei unterstützt du bei der Büroorganisation, der Verwaltung von Dokumenten und der Kommunikation mit Kundschaft sowie Mandanten und Mandantinnen.
5. Bildungseinrichtungen: In Schulen, Universitäten und anderen Bildungseinrichtungen kannst du ebenfalls als Sekretär/in arbeiten. Dort kannst du etwa bei der Verwaltung von Unterrichtsmaterialien und der Planung von Veranstaltungen helfen.
6. Gesundheitseinrichtungen: Eine weitere Beschäftigungsmöglichkeit findest du als Sekretär/in in Krankenhäusern, Arztpraxen und anderen Gesundheitseinrichtungen. Zu deinen Aufgaben zählt die Unterstützung des medizinischen Fachpersonals bei der Verwaltung von Patientenakten, der Koordination von medizinischen Unterlagen und der Organisation von Terminen.
7. Büro: Als Sekretär/in arbeitest du in der Regel in einem Büro. Hier verbringst du die meiste Zeit mit der Durchführung von administrativen Aufgaben, der Kommunikation mit Kundschaft, Kollegen und Kolleginnen sowie der Verwaltung von Dokumenten.
8. Virtuelles Büro: Einige Sekretäre und Sekretärinnen arbeiten auch in virtuellen Büroumgebungen oder als virtuelle Assistenten und Assistentinnen. Sie erledigen ihre Aufgaben von zu Hause aus oder an einem anderen beliebigen Ort und kommunizieren über E-Mail, Telefon und Online-Kollaborationstools.
9. Reisetätigkeit: Je nach Art der Tätigkeit und des Arbeitgebers kannst du als Sekretär/in gelegentlich auch Reisen unternehmen, um an Meetings, Konferenzen oder Veranstaltungen teilzunehmen oder deine/n Vorgesetzte/n bei Geschäftsreisen zu unterstützen.

Welche Fort- und Weiterbildungen gibt es?

1. Weiterbildung in Büroorganisation und -management: Fortbildungen und Kurse im Bereich Büroorganisation und -management bieten dir die Möglichkeit, deine organisatorischen Fähigkeiten auszubauen und effizientere Arbeitsabläufe zu erlernen. Themen können die Optimierung von Zeitmanagement, die Nutzung von Bürosoftware und die Verbesserung der Arbeitsprozesse umfassen.
2. Schulungen in Kommunikationstechniken: Schulungen und Seminare zu Kommunikationstechniken sind besonders wichtig, da du als Sekretär/in oft als erste Ansprechperson für Besucher/innen sowie Kunden und Kundinnen fungierst. Solche Schulungen können die Entwicklung von professionellen Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, sowie die Fähigkeit zur effektiven Kundenbetreuung umfassen.
3. Schulungen zu Bürosoftware und Technologie: Mit der ständigen Weiterentwicklung von Bürosoftware und Technologie ist es wichtig, dass du als Sekretär/in über aktuelle Kenntnisse und Fähigkeiten in diesem Bereich verfügst. Schulungen und Zertifizierungen in Programmen wie Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und anderen Büroanwendungen können deine beruflichen Fähigkeiten erweitern.
4. Fremdsprachenkurse: Falls du in internationalen Unternehmen oder Organisationen arbeitest, kann es von Vorteil sein, Fremdsprachenkenntnisse zu erwerben oder zu vertiefen.
5. Projektmanagement-Schulungen: Projektmanagement-Schulungen können dir helfen, effektivere Arbeitsabläufe zu planen, zu organisieren und zu überwachen. Du lernst dabei, Projekte zu strukturieren, Ressourcen zu verwalten und Zeitpläne einzuhalten, was besonders in Unternehmen mit komplexen Projekten von Vorteil ist.
6. Leadership- und Managementkurse: Falls du eine Führungsposition anstrebst oder mehr Verantwortung übernehmen möchtest, können Leadership- und Managementkurse hilfreich sein. Sie bieten Schulungen in den Bereichen Führungskompetenzen, Teammanagement, Konfliktlösung und strategisches Denken.
7. IHK-Zertifikate: Die Industrie- und Handelskammer (IHK) bietet verschiedene Zertifikatskurse für Sekretäre und Sekretärinnen an, die ihre beruflichen Fähigkeiten und Kenntnisse in spezifischen Bereichen wie Büroorganisation, Kommunikation und Bürosoftware vertiefen möchten.
8. Europasekretär/in: Die Ausbildung zum/zur Europasekretär/in ist eine international anerkannte Zusatzqualifikation für Sekretäre und Sekretärinnen. Sie umfasst Themen wie Sprachen, Recht, Wirtschaft und Büroorganisation und kann die beruflichen Perspektiven verbessern.
9. Bachelor- oder Masterabschluss: Du kannst auch einen Bachelor- oder Masterabschluss in Bereichen wie Büromanagement, Verwaltung oder verwandten Fachrichtungen erwerben. Diese akademischen Abschlüsse können den Zugang zu höheren Positionen und ein breiteres berufliches Netzwerk ermöglichen.