Bewerbung als Telefonist/in: Worauf du achten musst

Was gehört in den Lebenslauf?

1. Kontaktdaten: Im Lebenslauf sollten zunächst deine Kontaktdaten stehen, also Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Diese Angaben sind entscheidend, damit potenzielle Arbeitgeber dich erreichen können.
2. Berufserfahrung: Liste unter diesem Abschnitt deine bisherige Berufserfahrung als Telefonist/in auf. Beginne mit deiner aktuellen oder letzten Anstellung und arbeite dich chronologisch rückwärts vor. Beschreibe deine Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten in jedem Job sowie die erreichten Erfolge, insbesondere im Umgang mit Anrufen und Kundenbetreuung.
3. Fähigkeiten und Qualifikationen: Hebe hier deine spezifischen Fähigkeiten und Qualifikationen als Telefonist/in hervor. Dazu gehören ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Telefonetikette, Kenntnisse in Telefonanlagen und -software sowie die Fähigkeit, Informationen genau und effizient zu erfassen und weiterzuleiten.
4. Ausbildung: Liste deine relevanten Ausbildungen und Qualifikationen auf, die deine Fähigkeiten als Telefonist/in unterstützen. Dazu können Schulabschlüsse, Ausbildungen im Bereich Kundenbetreuung oder spezifische Schulungen in Telefonkommunikation gehören.
5. Zusätzliche Informationen: Hier kannst du weitere relevante Informationen hinzufügen, wie zum Beispiel Fremdsprachenkenntnisse, Zertifizierungen oder Mitgliedschaften in branchenspezifischen Verbänden. Gehe jedoch selektiv vor und füge nur Informationen hinzu, die deine Eignung für die Position als Telefonist/in unterstreichen.

Worauf muss ich im Anschreiben achten?

1. Angemessener Betreff: Der Betreff deines Anschreibens sollte klar und prägnant sein, um das Interesse des Arbeitgebers zu wecken. Verwende eine spezifische Bezeichnung wie „Bewerbung als Telefonist/in“ gefolgt von deinem Namen.
2. Persönliche Einleitung: Beginne dein Anschreiben mit einer persönlichen Einleitung, in der du dich kurz vorstellst und dein Interesse an der Position als Telefonist/in bekundest. Erwähne, wie du auf die Stellenanzeige aufmerksam geworden bist und warum du dich für die Stelle interessierst.
3. Darstellung deiner Qualifikationen: Beschreibe deine relevanten Fähigkeiten und Erfahrungen als Telefonist/in. Gehe dabei auf deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Erfahrung im Umgang mit Kunden und Kundinnen am Telefon und deine Fähigkeit zur effizienten Bearbeitung von Anrufen ein. Nutze konkrete Beispiele, um deine Kompetenzen zu unterstreichen.
4. Bezug zum Unternehmen: Zeige in deinem Anschreiben, dass du dich mit dem Unternehmen und der Branche auskennst. Gehe kurz darauf ein, warum du gern für dieses Unternehmen arbeiten möchtest und wie deine Fähigkeiten dazu beitragen können, die Ziele des Unternehmens zu erreichen.
5. Schlussformulierung und Handlungsaufforderung: Beende dein Anschreiben mit einer positiven Schlussformulierung, in der du nochmals betonst, dass du an der Stelle interessiert bist und dich auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch freust.

Was erwartet mich im Vorstellungsgespräch?

1. Fragen zu deinen Kommunikationsfähigkeiten: Im Vorstellungsgespräch werden dir sicherlich Fragen zu deinen Kommunikationsfähigkeiten gestellt. Bereite dich darauf vor, Beispiele für Situationen zu geben, in denen du erfolgreich mit Kunden und Kundinnen am Telefon kommuniziert hast, insbesondere in schwierigen oder stressigen Situationen.
2. Szenariobasierte Fragen: Arbeitgeber könnten szenariobasierte Fragen stellen, um deine Reaktion auf verschiedene Kundenservice-Situationen zu testen. Sei darauf vorbereitet, wie du mit unzufriedener Kundschaft umgehen würdest, wie du Informationen effektiv erfassen und weiterleiten würdest und wie du in einem schnelllebigen Umfeld arbeiten würdest.
3. Technische Fähigkeiten: Da Telefonisten und Telefonistinnen häufig Telefonanlagen und -software verwenden, könnten Fragen zu deinen technischen Fähigkeiten gestellt werden. Stelle sicher, dass du mit den gängigen Telefonanlagen und -software vertraut bist, und sei bereit, deine Kenntnisse und Erfahrungen in diesem Bereich zu erläutern.
4. Teamarbeit und Zusammenarbeit: Arbeitgeber könnten auch nach deinen Fähigkeiten in der Teamarbeit und Zusammenarbeit fragen. Als Telefonist/in arbeitest du oft eng mit anderen Teammitgliedern zusammen, um die Anliegen von Kunden und Kundinnen effizient zu bearbeiten. Sei bereit, Beispiele dafür zu geben, wie du erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur Zusammenarbeit im Team beitragen kannst.
5. Fragen zum Unternehmen: Bereite dich darauf vor, Fragen zum Unternehmen und zur Position zu beantworten. Zeige dein Interesse an der Stelle, indem du dich über das Unternehmen informiert hast und Fragen stellst, die dein Interesse an der Position als Telefonist/in unterstreichen.

Telefonist/in: Welche Voraussetzungen gibt es?

1. Exzellente Kommunikationsfähigkeiten: Als Telefonist/in ist es entscheidend, über herausragende mündliche Kommunikationsfähigkeiten zu verfügen. Du solltest in der Lage sein, klar und verständlich zu sprechen, Informationen präzise zu vermitteln und auf Anliegen von Kunden und Kundinnen angemessen zu reagieren.
2. Freundliche und professionelle Telefonetikette: Eine freundliche und professionelle Telefonetikette ist unerlässlich, wenn du als Telefonist/in tätig bist. Du solltest in der Lage sein, Anrufe höflich entgegenzunehmen, Kunden und Kundinnen freundlich zu begrüßen und ein professionelles Image des Unternehmens zu repräsentieren.
3. Stressresistenz und Belastbarkeit: Als Telefonist/in arbeitest du oft in einem schnelllebigen Umfeld und musst mit einem hohen Anrufaufkommen sowie mit anspruchsvollen Kundenanfragen umgehen können. Stressresistenz und Belastbarkeit sind daher wichtige Voraussetzungen für diese Position.
4. Teamfähigkeit: Da du als Telefonist/in oft eng mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeitest, um Kundenanliegen zu bearbeiten, ist Teamfähigkeit von großer Bedeutung. Du solltest in der Lage sein, effektiv im Team zu arbeiten, Informationen zu teilen und bei Bedarf Unterstützung anzubieten.
5. Technische Kenntnisse: Grundlegende technische Kenntnisse sind ebenfalls wichtig, da du als Telefonist/in häufig Telefonanlagen und -software verwendest. Du solltest in der Lage sein, dich schnell in neue Systeme einzuarbeiten und technische Probleme zu lösen, die während der Arbeit auftreten können.

Was macht ein/e Telefonist/in?

1. Annahme und Weiterleitung von Anrufen: Eine der Hauptaufgaben besteht darin, Anrufe entgegenzunehmen und entsprechend weiterzuleiten. Dies beinhaltet die Begrüßung von Anrufenden, das Erfassen von Informationen und die Weiterleitung von Anrufen an die richtige Person oder Abteilung.
2. Kundenbetreuung am Telefon: Als Telefonist/in bist du oft die erste Anlaufstelle für Kundenanfragen und -beschwerden. Du bietest Unterstützung und löst Probleme, indem du auf Fragen antwortest, Informationen bereitstellst und gegebenenfalls Beschwerden entgegennimmst und weiterleitest.
3. Verwaltung von Telefonanlagen und -systemen: Du bist auch für die Verwaltung von Telefonanlagen und -systemen verantwortlich. Dies umfasst die Bedienung von Telefonanlagen, das Einrichten von Weiterleitungen und Voicemailboxen sowie das Beheben von technischen Problemen, die während des Betriebs auftreten können.
4. Dokumentation und Dateneingabe: Ein weiterer wichtiger Aspekt der Arbeit als Telefonist/in ist die Dokumentation und Dateneingabe. Dies beinhaltet das Erfassen von Informationen zu Anrufen und Kundenanfragen, das Aktualisieren von Kundendatenbanken und das Erstellen von Berichten über Anrufaktivitäten.
5. Unterstützung bei administrativen Aufgaben: Als Telefonist/in kannst du auch bei administrativen Aufgaben unterstützen, wie zum Beispiel bei der Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post, der Terminvereinbarung und der Koordination von Besprechungen. Du kannst auch andere Büroaufgaben übernehmen, um den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs sicherzustellen.

Wie wird man Telefonist/in?

1. Schulische Ausbildung: Für die Arbeit als Telefonist/in ist in der Regel kein bestimmter Schulabschluss erforderlich. Ein Abschluss der Sekundarstufe I oder II ist jedoch von Vorteil. Einige Arbeitgeber können auch eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Kundenbetreuung bevorzugen.
2. Praktische Erfahrung: Praktische Erfahrung im Bereich Kundenbetreuung oder Telefonie ist oft von Vorteil für angehende Telefonisten und Telefonistinnen. Dies kann durch frühere Berufserfahrung in ähnlichen Positionen oder durch Praktika oder Aushilfsjobs im Kundenservice erreicht werden.
3. Schulungen und Weiterbildungen: Es gibt spezielle Schulungen und Weiterbildungen, die angehende Telefonisten und Telefonistinnen absolvieren können, um ihre Fähigkeiten zu verbessern und sich auf die Arbeit am Telefon vorzubereiten. Diese Schulungen können Themen wie Telefonetikette, Kundenkommunikation, Nutzung von Telefonanlagen und -software sowie Konfliktlösung am Telefon abdecken.
4. Soft Skills: Wichtige Soft Skills, um als Telefonist/in zu arbeiten, sind exzellente Kommunikationsfähigkeiten, Teamfähigkeit, Stressresistenz und eine freundliche, serviceorientierte Einstellung. Diese Fähigkeiten können durch praktische Erfahrungen, Schulungen und Weiterbildungen sowie durch persönliche Entwicklung weiterentwickelt werden.
5. Bewerbung und Einstellung: Wenn du als Telefonist/in arbeiten möchtest, kannst du dich direkt bei Unternehmen bewerben, die Stellen im Bereich Kundenbetreuung oder Telefonie ausschreiben. Alternativ kannst du dich auch bei Personalvermittlungsagenturen oder Callcentern bewerben, die Telefonisten und Telefonistinnen für verschiedene Kundschaft anstellen. Der Bewerbungsprozess umfasst in der Regel das Einreichen eines Lebenslaufs und eines Anschreibens, gefolgt von Vorstellungsgesprächen und gegebenenfalls Einstellungstests.

Wo kann ich als Telefonist/in arbeiten?

1. Callcenter: Callcenter sind eine häufige Arbeitsumgebung für Telefonisten und Telefonistinnen. Hier nehmen sie eingehende Anrufe von Kundschaft entgegen, beantworten Fragen, lösen Probleme und leiten Anrufe gegebenenfalls an die entsprechenden Abteilungen weiter. Einige Callcenter bieten auch Outbound-Services an, bei denen Telefonisten und Telefonistinnen ausgehende Anrufe tätigen, um Produkte zu verkaufen oder Umfragen durchzuführen.
2. Kundenservice-Abteilungen: Viele Unternehmen haben interne Kundenservice-Abteilungen, in denen Telefonisten und Telefonistinnen für die Betreuung von Kundenanfragen und -beschwerden zuständig sind. Hier arbeiten sie eng mit anderen Abteilungen zusammen, um Kundenprobleme zu lösen und einen ausgezeichneten Kundenservice zu bieten.
3. Behörden und öffentliche Einrichtungen: Telefonisten und Telefonistinnen können auch in Behörden und öffentlichen Einrichtungen arbeiten, wie zum Beispiel in kommunalen Verwaltungen, Krankenhäusern oder Bildungseinrichtungen. Hier nehmen sie Anrufe von Bürgern und Bürgerinnen entgegen, beantworten Fragen zu verschiedenen Themen und leiten Anrufe gegebenenfalls an die zuständigen Stellen weiter.
4. Unternehmen verschiedener Branchen: Auch in Unternehmen verschiedener Branchen können Telefonisten und Telefonistinnen arbeiten, darunter Einzelhandel, Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Technologie und viele andere. In diesen Unternehmen sind Telefonisten und Telefonistinnen oft für die Betreuung von Kundenanfragen, die Terminvereinbarung oder die Unterstützung bei administrativen Aufgaben zuständig.
5. Homeoffice: In einigen Fällen bieten Unternehmen Telefonisten und Telefonistinnen die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, insbesondere in Zeiten von Remote-Arbeitstrends. Dies kann eine attraktive Option in Regionen sein, in denen Arbeitsplatzmöglichkeiten begrenzt sind, oder wenn flexiblere Arbeitsbedingungen gewünscht sind.

Welche Fort- und Weiterbildungen gibt es?

1. Schulungen zur Telefonkommunikation: Spezielle Schulungen zur Telefonkommunikation können Telefonisten und Telefonistinnen helfen, ihre Fähigkeiten in der Kundenbetreuung am Telefon zu verbessern. Diese Schulungen umfassen oft Themen wie effektive Gesprächsführung, professionelle Telefonetikette, Umgang mit schwieriger Kundschaft und Konfliktlösung am Telefon.
2. Technische Schulungen: Telefonisten und Telefonistinnen können von technischen Schulungen profitieren, die ihnen helfen, sich mit den neuesten Telefonanlagen und -systemen vertraut zu machen. Diese Schulungen können die Bedienung von Telefonanlagen, das Einrichten von Weiterleitungen und Voicemailboxen sowie das Beheben von technischen Problemen abdecken.
3. Kundenbetreuung und Service Excellence: Fortbildungen im Bereich Kundenbetreuung und Service Excellence können Telefonisten und Telefonistinnen dabei unterstützen, ihren Service am Telefon kontinuierlich zu verbessern. Diese Schulungen konzentrieren sich oft darauf, wie man Kundenbedürfnisse erkennt, effektiv auf Kundenanfragen reagiert und ein positives Kundenerlebnis schafft.
4. Soft-Skills-Trainings: Soft-Skills-Trainings können helfen, zwischenmenschliche Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Dies umfasst Kommunikationsfähigkeiten, Teamarbeit, Zeitmanagement, Stressbewältigung und Konfliktlösungsfähigkeiten, die alle für den Erfolg als Telefonist/in wichtig sind.
5. Spezifische Branchenschulungen: In spezifischen Branchenschulungen können Branchenkenntnisse vermittelt werden, die für die Bearbeitung von Kundenanfragen und -beschwerden relevant sind, sowie spezifische Produkt- oder Serviceinformationen, die für die Kundenbetreuung am Telefon erforderlich sind.